שלב האיפיון או מה למדתי מאורלי

אורלי ואני מכירות כבר כמעט 20 שנים, מאז למדנו יחד לדוקטורט. אמנם הגענו מעולמות שונים לחלוטין, אך מהר מאוד הבנו שהקשר בינינו חוצה מגזרים. דעות פוליטיות, דעות קדומות ומה לא.

היום, אורלי ובעלה, אילן, ממנכ"לים את חברת דונג מערכות בע"מ. חברה העוסקת באיפיון ובהכנת פרוגרמות לפרוייקטי בנייה מורכבים. הם עובדים בעיקר עם ארגונים גדולים כמו מערכת הביטחון, המשטרה ועוד.

אורלי ואני נפגשות לכוס קפה כל כמה חודשים, ואחרי שאנחנו מסיימות לדבר על הילדים, אנחנו מגיעות לדבר גם על עבודה. כך גילינו, שנקודות הכאב של פרויקטים בעולם הבנייה קרובים מאוד לנקודות הכאב של פרוייקטים בעולם המוזיאונים (כתבתי על שניים מהם בבלוג נקודת כאב #1 ובבלוג נקודת כאב #2). תמיד יש הפתעות, ולרעה.

תמיד הפרויקט עולה יותר ממה שציפינו, לוח הזמנים כפול, ומה שמקבלים בסוף לא מותאם לאיך שהדברים צריכים להתנהל שם ביומיום. החברה של אורלי ואילן מציעה שירותי איפיון כדי לא להגיע למצבים הללו.

מהו איפיון?

איפיון הוא השלב הראשוני של הפרויקט, לפני התכנון. השלב בו נשאלות השאלות ונאסף המידע שישמש בסיס לתכנון. זהו השלב בו מוגדרות המטרות ומוגדרים האילוצים, בהתחלה באופן איכותי ולאחר מכן באופן כמותי.

בשיחות של אורלי ושלי הבנו, שהאיפיון הוא שלב קריטי גם בתכנון מרחבים מוזיאליים. שלב אשר נוטים לדלג עליו. מחליטים להקים תערוכה, ואז למי פונים? למעצב, לאדריכל או לחברת תכנון.

אבל רגע, שניה, בואו נעצור לחשוב ולהגדיר מה בכלל אנחנו רוצים. החשיבה הזו משפיעה באופן דרמטי על כל מה שיקרה לאחר מכן. ממש כמו אבני בליסטראות, שכל שינוי קטן בזווית זריקתן, אפילו בסנטימטרים בודדים, משפיע דרמטית על מיקום נפילתן, שינוי שנמדד בעשרות ואפילו במאות מטרים.

הורגלנו לחשוב שתהליך הקמת מרחב מוזיאלי כולל: תכנון – ביצוע – הרצה.

האמת, שהתהליך צריך להתחיל בשלב מקדים – איפיון, ולכלול גם שלב הערכה, לפני ההפעלה.

מה כולל שלב איפיון?

כמו הרבה דברים, גם השלב הזה מתחלק ל-3....

השלב הראשון בא יחד עם הייזום, והוא שלב הרעיון. הנקודה ממנה מתחיל הפרויקט. זהו השלב בו מגבשים את הרעיון הכללי ואת המטרות. כאשר מדובר באתר מורשת, כאן גם נעשית ההצדקה להקמתו של אתר כזה בכלל, ובמקום הזה בפרט.

התוצר של שלב זה הוא מסמך עקרונות.

המטרה האופרטיבית היא בעצם הגדרת המוצר לצורך גיוס תקציב, שותפים ומשאבים.

השלב השני הוא האיפיון הראשוני. כאן שואלים את השאלות הכי בסיסיות, כאשר התשובות הן ברמה איכותית, את מי אנו רוצים לעניין? עם מה אנחנו רוצים שאנשים "ילכו" הביתה? האם המוצר נותן מענה לצורך מסוים ולמי? עם איזה ערכים ושאלות הוא מתמודד? האם יש תערוכות דומות בארץ או בעולם? מהו החידוש יחסית למה שכבר קיים בארץ ולמה שיש באזור? מהי חלוקת התכנים, מה היא ההיררכיה ביניהם? מהם אמצעי ההמסרה ומה היחס ביניהם? כיצד תראה חווית הביקור?

התוצר של שלב זה הוא תכנית המסרה.

המטרה האופרטיבית היא הנחת הבסיס המהותי של הפרויקט מבחינת מסרים ודרכי העברתם ובדיקת היתכנות של הפרויקט מבחינה תכנית-רעיונית.

השלב השלישי הוא האיפיון המפורט, נקרא גם הפרוגרמה, על פי התוצר שלו. הבנת הדרישות והאילוצים של כל הנוגעים בדבר. כאן נצטרך לענות על שאלות רבות ולתת להן תשובות כמותיות. האם התכנון האדריכלי כבר קיים או שמדובר באתר פיסי חדש? איך תהיה החלוקה בחלל? מה יהיו השטחים? מהן התשתיות הדרושות? מהי התכנית התיירותית? מה יהיה מודל ההפעלה כשהתערוכה תעמוד? מה תהיה זרימת הקהל?

החשוב מכל הוא, שבשלב זה נצטרך לכלול מספיק מידע שיסייע לגורמים שיפתחו את שלב הקונספט (אדריכלים, מתכננים, מעצבים, אנשי חינוך, מהנדסים וכו') להבין מה אנו רוצים. כאן יוגדרו הדרישות (שהן התשובות שניתנו לכל השאלות הקודמות) לפני שקיים אפילו שרטוט אחד ואפילו הדמיה אחת. כאן יינתן משקל לנתונים כמותיים מבחינת עלויות בינוי, עיצוב והפקה, כוח אדם ותחזוקה. אמנם מדובר כרגע באומדן, אך המספר הזה הוא בסיס שמאפשר להעריך את עלות הפרויקט, פלוס-מינוס 30%. (נקרא גם רמת וודאות 70%).

התוצר של שלב זה הוא הפרוגרמה, שהוא המסמך המתכלל את כל שלב האיפיון ומתבסס על מסמך העקרונות על תכנית ההמסרה.

המטרה האופרטיבית היא יצירת בסיס לתכנון שמוביל לאישור פרויקט ותקציב ולמכרז מתכננים.

לאורלי, וגם לי, יש הרבה סיפורים על מה קורה כשמדלגים על שלב האיפיון, כאשר רוצים לרוץ מהר, להתקדם, להתחיל בבניה, להוציא את הכסף מהתקציב של השנה הקודמת, העיקר לא "להתעכב". צריך להבין, שלא האיפיון הוא זה שיעכב את הפרויקט. יהיו עוד הרבה מאוד עיכובים במהלך ההקמה, שחלק גדול מהם נובע מהעובדה שלא היה איפיון טוב בבסיס הפרויקט. לכן בעצם, השקעה קטנה (יחסית לפרויקט כולו) של זמן וכסף בהכנת מסמך עקרונות, תכנית המסרה ופרוגרמה, תחסוך בעתיד הרבה זמן והרבה כסף, וגם, לא לשכוח, עוגמת נפש, שינבעו מהגדרות ראשוניות לא ברורות.

בתמונה: אורלי ואני מתקשות לעשות סלפי...

גם לכם יש סיפורים על מקרים שדילגו על שלב האיפיון ושילמו על כך ביוקר?

או אולי סיפורים שמראים מה קורה כשכן משקיעים זמן ומחשבה באיפיון?

מוזמנים לשתף בתגובות.